Открыта вакансия Администратор офиса
Обязанности
1. Делопроизводство
- отправка/получение/регистрация/сортировка/сканирование/доставка до получателя в офисе всей входящей исходящей корреспонденции, подлежащей обработке.
2. Курьерские отправки
- заведение в личных кабинетах всех компаний, осуществляющих курьерские доставки, заявок на доставку/забор документов и техники, мониторинг трек номеров, сроков доставки, ежемесячная сверка и анализ расходов. Упаковка техники и документов, работа с курьерами, операторскими службами, работа с получателями и отправителями. Анализ взаимодействия для выбора более эффективных решений в зависимости от задачи и сезона.
3. Офисные закупки/работа с поставщиками
- мониторинг цен, анализ потребностей, заказ и поддержание склада офисных ценностей разного характера. Подготовка к процедурам запроса цен для последующей процедуры выбора поставщика по заданию руководителя АХО. Прием, систематизация товаров.
4. Взаимодействие с арендодателем в части организации допуска, заказа временных пропусков для сотрудников и посетителей, организация выдачи и возврата постоянных пропусков, фотографирование сотрудников. Организация доступа на паркинг.
5. Сервисы на территории офиса
- чай/ кофе/ кафетерий вендинг/ витаминные среды/ специальные мероприятия/чистота в общественных помещениях.
6. Заказ и проверка работ технической службы арендодателя (перемещение мебели и предметов, переезды сотрудников, перемещение и подключение розеточных блоков, перемещение личных вещей сотрудников). Мониторинг и аналитика по посещаемости офисов.
7. Организация приемки, хранения и выдачи/рассылки маркетинговых материалов (велком паки, мерч) по заданию внутренних подразделений.
8. Организация корпоративных мероприятий по заказу внутренних подразделений (бюджетирование, получение КП от поставщиков, согласование вариантов, доработка и оформление заказов, договоры, счета, контроль оплаты, доставки, размещения).
9. Оформление договоров по разделу АХО
- взаимодействие с потенциальными контрагентами, запрос КП, анализ, запрос документов, оформление анкет, заявок на согласование договоров, подписание, взаимодействие с контрагентом по организации совместной работы, контроль закрывающих документов).
Обязательные требования
• Опыт работы секретарем ресепшн, помощником офис-менеджера, либо специалистом АХО является преимуществом;
• Наличие высшего образования;
• Ответственный подход к выполняемой работе;
• Опрятный внешний вид, грамотная речь;
• Доброжелательность, энергичность, пунктуальность;
• Проактивность, желание работать в ИТ компании.
Будет плюсом
-
