УТВЕРЖДЕНА
Приказом № 12/20-ю
от «29» декабря 2020 г.

ПОЛИТИКА
ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В ООО «ЛЮКСОФТ ДУБНА»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Политика обработки персональных данных ООО «Люксофт Дубна» (далее — Политика) определяет основные принципы, цели, условия и способы обработки персональных данных, перечни субъектов и обрабатываемых в ООО «Люксофт Дубна» (далее – Компания) персональных данных, функции ООО «Люксофт Дубна» при обработке персональных данных, права субъектов персональных данных, а также реализуемые в ООО «Люксофт Дубна» требования к защите персональных данных.
1.2. Целью разработки Политики является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, четкое и неукоснительное соблюдение требований федерального законодательства в области персональных данных.
1.3. Политика разработана с учетом требований Конституции Российской Федерации, законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области персональных данных.
1.4. Действие настоящей Политики распространяется на все операции, совершаемые Компанией с персональными данными с использованием средств автоматизации или без их использования.

2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

2.1. Персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
2.2. Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.
2.3. Оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.
2.4. Субъект персональных данных – физическое лицо, к которому относятся персональные данные.
2.5. Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемые с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
2.6. Автоматизированная обработка персональных данных — обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.
2.7. Безопасность персональных данных – состояние защищенности персональных данных, характеризуемое способностью пользователей, технических средств и информационных технологий обеспечить конфиденциальность, целостность и доступность персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных.
2.8. Конфиденциальность персональных данных – обязанность лиц, получивших доступ к персональным данным, не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством.
2.9. Доступ к персональным данным – ознакомление определенных лиц (в том числе работников) с персональными данными субъектов, обрабатываемыми Компанией, при условии сохранения конфиденциальности этих сведений.
2.10. Предоставление персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.
2.11. Распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.
2.12. Трансграничная передача персональных данных — передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.
2.13. Блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, когда обработка необходима для уточнения персональных данных).
2.14. Обезличивание персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.
2.15. Общедоступные персональные данные – персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен на основании законодательства, субъектом персональных данных либо по его просьбе, в том числе данные, которые в соответствии с законодательством подлежат обязательному раскрытию или опубликованию.
2.16. Уничтожение персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.
2.17. Информационная система персональных данных — совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.
2.18. Материальные носители персональных данных – носители информации, позволяющие хранить и обрабатывать персональные данные в письменном (печатном, рукописном) виде, в виде фотографий, графиков, таблиц и т.д., не требующие для получения доступа к информации электронно-вычислительной техники или других технических устройств, созданные с использованием такой техники или без такового.
2.19. Электронные материальные носители персональных данных – носители информации, позволяющие хранить и обрабатывать информацию в письменном (печатном, рукописном), звуковом виде, в виде фото-, кино-, видеоматериалов, презентаций, графиков, слайдов и т.д., использование которых невозможно без применения электронно-вычислительной техники и других технических устройств (к примеру, дисковые накопители, флеш-память и проч.).

3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ КОМПАНИИ И СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

3.1. Компания вправе:
3.1.1. получать от субъекта персональных данных достоверные информацию и/или документы, содержащие персональные данные;
3.1.1. требовать от субъекта персональных данных своевременного уточнения предоставленных персональных данных.
3.2. Компания обязана:
3.2.1. обрабатывать персональные данные в порядке, установленном действующим законодательством РФ;
3.2.2. рассматривать обращения субъекта персональных данных (его законного представителя) по вопросам обработки персональных данных и давать мотивированные ответы;
3.2.3. предоставлять субъекту персональных данных (его законному представителю) возможность безвозмездного доступа к его персональным данным;
3.2.4. принимать меры по уточнению, уничтожению персональных данных субъекта персональных данных в связи с его (его законного представителя) обращением с законными и обоснованными требованиями;
3.2.5. организовывать защиту персональных данных в соответствии с требованиями законодательства РФ.
3.3. Субъекты персональных данных имеют право:
3.3.1. на полную информацию об их персональных данных, обрабатываемых Компанией;
3.3.2. на доступ к их персональным данным, включая право на получение копии любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством РФ;
3.3.3. на уточнение их персональных данных, их блокирование или уничтожение в случаях, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
3.3.4. на отзыв согласия на обработку персональных данных;
3.3.5. на принятие предусмотренных действующим законодательством РФ мер по защите своих прав;
3.3.6. на осуществление иных прав, предусмотренных действующим законодательством РФ.
3.4. Субъекты персональных данных обязаны:
3.4.1. предоставлять Компании только достоверные данные о себе;
3.4.2. предоставлять документы, содержащие персональные данные в объеме, необходимом для цели обработки;
3.4.3. сообщать Компании об уточнении (обновлении, изменении) своих персональных данных.
3.5. Лица, передавшие Компании недостоверные сведения о себе, либо сведения о другом субъекте персональных данных без согласия последнего, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ.

4. ПРИНЦИПЫ И ЦЕЛИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ КОМПАНИЕЙ

4.1. Компания осуществляет обработку персональных данных своих работников и других субъектов персональных данных, не состоящих с Компанией в трудовых отношениях.
4.2. Обработка персональных данных в Компании осуществляется с учетом необходимости обеспечения защиты прав и свобод работников Компании и других субъектов персональных данных, в том числе защиты права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, на основе следующих принципов:

4.3. Персональные данные обрабатываются в Компании в целях:

5. СУБЪЕКТЫ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

5.1. В Компании обрабатываются персональные данные следующих категорий субъектов:
5.1.1. работники Компании, ее филиалов, представительств и обособленных подразделений, а также дочерних обществ и организаций Компании;
5.1.2. другие субъекты персональных данных (для обеспечения реализации целей обработки, указанных в п. 4.3 Политики).

6. УСЛОВИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

6.1 Обработка персональных данных Компанией допускается в следующих случаях:
6.1.1 При наличии согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных. Порядок получения согласия субъекта персональных данных определен в разделе 9 Политики.
6.1.2 Обработка персональных данных необходима для осуществления и выполнения возложенных действующим законодательством РФ на Компанию функций, полномочий и обязанностей. К таким случаям, в том числе относится, организация содействия в трудоустройстве населения в соответствии с законом Российской Федерации от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации», а также обработка специальных категорий персональных данных работников для достижения целей, предусмотренных трудовым и пенсионным законодательством.
6.1.3 До момента заключения трудовых договоров Компания осуществляет обработку персональных данных при подборе персонала, когда согласие субъекта на обработку подтверждается собственноручно заполненной анкетой соискателя или анкетой (резюме), переданной им Компании либо в специализированную организацию по подбору персонала, или размещенной соискателем на специализированных веб-сайтах в сети Интернет, или размещенной соискателем на сайте Компании, или направленной соискателем по электронной почте Компании.
6.1.4 Обработка персональных данных необходима для осуществления прав и законных интересов Компании или третьих лиц либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъектов персональных данных.
6.1.5 Обработка персональных данных осуществляется в статистических или иных исследовательских целях при условии обязательного обезличивания персональных данных.
6.1.6 Доступ неограниченного круга лиц к персональным данным предоставлен субъектом персональных данных либо по его просьбе. Как предоставление субъектом неограниченного доступа к своим персональным данным Компания рассматривает размещение персональных данных на сайтах в сети интернет, в СМИ, в общедоступных информационных системах, на информационных и рекламных стендах и досках объявлений, передачу субъектами своих визитных карточек представителям Компании или ее контрагентам, а данные, указанные на сайте, в СМИ, общедоступной информационной системе, на информационных и рекламных стендах и досках объявлений, на визитной карточке – как данные, доступ к которым субъектом предоставлен неограниченному кругу лиц.
6.1.7 Персональные данные подлежат опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с действующим законодательством РФ.
6.2 Компания не раскрывает третьим лицам и не распространяет персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено действующим законодательством РФ, договором с субъектом персональных данных, не указано в полученном от него согласии на обработку персональных данных, или персональные данные не сделаны субъектом общедоступными самостоятельно.
6.3 Компания не обрабатывает персональные данные, относящиеся к специальным категориям и касающиеся расовой и национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья (за исключением сведений, относящихся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции), интимной жизни субъектов, о членстве работников в общественных объединениях или их профсоюзной деятельности, за исключением случаев, прямо предусмотренных действующим законодательством РФ.
6.4 Обработка персональных данных о судимости может осуществляться Компанией исключительно в случаях и в порядке, установленных действующим законодательством РФ.
6.5 Компания не обрабатывает биометрические персональные данные. В соответствии с разъяснениями уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных, Компания не рассматривает фотографические изображения субъектов, используемые ею при осуществлении своей деятельности, как биометрические персональные данные, так как фотографические изображения субъектов не используются Компанией для установления личности субъекта.
6.6 Компания не осуществляет трансграничную передачу персональных данных без согласия субъектов персональных данных в государства, не обеспечивающие адекватную защиту прав субъектов персональных данных.
6.7 Компания не принимает решений, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или иным образом затрагивающих права и законные интересы субъектов, на основании исключительно автоматизированной обработки персональных данных. Данные, имеющие юридические последствия или затрагивающие права и законные интересы субъекта, подлежат перед их использованием проверке со стороны уполномоченных работников Компании.

7. СПОСОБЫ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

7.1 Компания осуществляет обработку персональных данных с использованием средств автоматизации, а также без использования таких средств.
7.2 Политика распространяется в полном объеме на обработку персональных данных с использованием средств автоматизации, а при обработке без использования средств автоматизации – только в случаях, если такая обработка соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации, то есть позволяет осуществлять в соответствии с заданным алгоритмом поиск персональных данных, зафиксированных на материальном носителе и содержащихся в картотеках или иных систематизированных собраниях персональных данных, и (или) доступ к таким персональным данным.

8. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

8.1 Компания обязуется не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено действующим законодательством РФ.
8.2 Работниками Компании, получившими доступ к персональным данным, обеспечивается конфиденциальность таких данных.
Обеспечение конфиденциальности не требуется в отношении персональных данных после их обезличивания, а также в отношении общедоступных персональных данных.

9. СОГЛАСИЕ СУБЪЕКТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ НА ОБРАБОТКУ СВОИХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

9.1 Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных Компании и дает согласие на их обработку свободно, своей волей. Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным и может предоставляться субъектом в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено действующим законодательством РФ.
9.2 В случае получения согласия на обработку персональных данных от представителя субъекта персональных данных полномочия данного представителя на дачу согласия от имени субъекта персональных данных проверяются Компанией.
9.3 В случае получения Компанией персональных данных субъектов от контрагента на основании и в целях заключения и/или исполнения заключенного с ним договора, ответственность за правомерность и достоверность персональных данных, а также за получение согласия субъектов на передачу их персональных данных Компании несет контрагент, передающий персональные данные, что закрепляется в тексте договора с контрагентом.
9.4 Компания, получившая персональные данные от контрагента, не принимает на себя обязательства по информированию субъектов (их представителей), персональные данные которых ему переданы, о начале обработки персональных данных, поскольку обязанность осуществить соответствующее информирование при заключении договора с субъектом персональных данных и/или при получении согласия на такую передачу несет передавший персональные данные контрагент. Данная обязанность контрагента включается в договор, заключаемый с ним Компанией.
9.5 Специально выраженного согласия работника на обработку его персональных данных не требуется, так как обработка необходима для исполнения трудового договора, стороной которого является работник - субъект персональных данных, за исключением случаев, когда необходимо получение согласия работника в письменной форме для конкретных случаев обработки персональных данных.
9.6 Специально выраженного согласия членов семей работников Компании не требуется, если обработка их персональных данных осуществляется на основании законодательства (для начисления алиментов, оформления социальных выплат, предоставления льгот и гарантий и пр.), выполняется Компанией как работодателем в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и органов государственного статистического учета, а также в случаях, когда члены семей работников являются выгодоприобретателями, в том числе застрахованными лицами, по договорам, заключенным Компанией. Во всех остальных случаях необходимо получение доказываемого (подтверждаемого) согласия членов семей работников на обработку их персональных данных Компанией.
9.7 Специально выраженного согласия соискателя на обработку его персональных данных не требуется, поскольку такая обработка необходима в целях заключения трудового договора по инициативе соискателя - субъекта персональных данных, за исключением случаев, когда необходимо получение согласия соискателя в письменной форме для конкретных случаев обработки персональных данных. Персональные данные соискателя, содержащиеся в его анкете, резюме, электронных письмах, направленных Компании соискателем или специализированными организациями по подбору персонала, и других документах, уничтожаются в течение 30 дней с даты принятия решения о приеме соискателя на работу или об отказе в приеме на работу.
9.8 Согласия участника Компании на обработку его персональных данных не требуется, так как она осуществляется в целях реализации функций, полномочий и обязанностей, возложенных на Компанию Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью».
9.9 Персональные данные лиц, подписавших договор с Компанией, содержащиеся в единых государственных реестрах юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, являются открытыми и общедоступными, за исключением сведений о номере, дате выдачи и органе, выдавшем документ, удостоверяющий личность физического лица. Охраны их конфиденциальности и согласия субъектов на обработку не требуется. Во всех остальных случаях необходимо получение согласия субъектов персональных данных, являющихся представителями контрагентов, за исключением лиц, подписавших договоры с Компанией, а также предоставивших доверенности на право действовать от имени и по поручению субъектов персональных данных или контрагентов Компании и тем самым совершивших конклюдентные действия, подтверждающие их согласие с обработкой персональных данных, указанных в тексте договора и/или доверенности.
9.10 Согласие представителей субъектов на обработку их персональных данных предоставляется в форме конклюдентных действий путем предоставления доверенности с правом действовать от имени и по поручению субъектов персональных данных и документа, удостоверяющего личность представителя субъекта.
9.11 Согласие пользователей сайта Компании на обработку их персональных данных дается путем простановки соответствующей отметки («галочки») в чек-боксе формы обращения на сайте.
9.12 Согласие посетителя на обработку его персональных данных дается в форме конклюдентных действий, а именно – предоставления документа, удостоверяющего личность, и сообщения сведений, запрашиваемых у него при посещении офиса Компании.
9.13 Согласие субъектов на предоставление их персональных данных не требуется при получении Компанией в рамках установленных полномочий мотивированных запросов от органов прокуратуры, правоохранительных органов, органов безопасности, от государственных инспекторов труда при осуществлении ими государственного надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства и иных органов, уполномоченных запрашивать информацию в соответствии с компетенцией, предусмотренной действующим законодательством РФ.
Мотивированный запрос должен включать в себя указание цели запроса, ссылку на правовые основания запроса, в том числе подтверждающие полномочия органа, направившего запрос, а также перечень запрашиваемой информации.
В случае поступления запросов из организаций, не обладающих соответствующими полномочиями, Компания обязана получить согласие субъекта на предоставление его персональных данных и предупредить лиц, получающих персональные данные, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, а также требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило будет (было) соблюдено.
9.14 Согласие на обработку персональных данных, обработка которых не установлена требованиями действующего законодательства РФ или не требуется для исполнения договора с Компанией, стороной которого или выгодоприобретателем по которому является субъект персональных данных, может быть отозвано субъектом персональных данных. В этом случае Компания уничтожает такие персональные данные, в отношении которых отзывается согласие на обработку, и обеспечивает их уничтожение контрагентами, которым были переданы такие данные, в течение 30 дней с момента получения отзыва согласия субъекта на обработку его персональных данных. 
9.15 Во всех случаях обязанность предоставить доказательство получения согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных или доказательство наличия оснований, указанных в Федеральном законе «О персональных данных», возлагается на Компанию.

10. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАЩИТЫ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

10.1. Меры, необходимые и достаточные для обеспечения защиты персональных данных, включают:

11. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

11.1 Иные обязанности и права Компании как оператора персональных данных и лица, организующего их обработку по поручению других операторов, определяются действующим законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

11.2 Должностные лица и работники Компании, виновные в нарушении норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, несут уголовную, административную, дисциплинарную и иную, предусмотренную законодательством Российской Федерации, ответственность.

11.3 Настоящая Политика подлежит изменению или дополнению в случаях внесения соответствующих изменений или дополнений в действующее законодательство Российской Федерации о персональных данных, а также может быть изменена в любое время по усмотрению Компании. Действующая редакция Политики в Компании всегда доступна для просмотра неограниченным кругом лиц на сайте Компании.