Когда бюрократия в ИТ — во благо
Распространено мнение, что ведение отчетности в ИТ-компании – это некий бюрократический пережиток, который плохо уживается с Agile, требованиями к ускорению time to market и другими популярными концепциями. Бизнес стимулирует сотрудников к постоянным активным, творческим действиям, и на рутинное заполнение журналов времени как будто не остается. Между тем такой подход связан с определенными рисками. Грамотно выстроенная отчетность – не только выручает руководителя в ответственный момент, но и приносит компании выгоду.
В поисках золотой середины
Любой руководитель ИТ-отдела, департамента сталкивается с необходимостью ведения журналов и отчетов. Плохо, когда в организации присутствует высокая забюрократизированность, особенно когда в целях экономии средств всю необходимую отчетность ИТ-отдела ведет один человек.
Большинство руководителей ИТ-служб, находящихся на государственных предприятиях, сталкиваются с весьма обширной номенклатурой дел, за ведение которой они ответственны:
- документация необходимая для описания технического состояния сетевой инфраструктуры, серверов и информационных сервисов,
- входящая и исходящая корреспонденция,
- копии должностных инструкций, положений об отделе,
- резервные копии данных,
- копии лицензий,
- договоры поставок и обслуживания,
- документы техники безопасности, обслуживания пожарно-охранной сигнализации,
- журналы ведения выдачи материально – технических средств, сотовых телефонов, sim-карт и т.п.
На заполнение всех этих журналов тратится большое количество времени, учитывая требование, что многие из них необходимо вести на бумажном носителе. К сожалению, не все из них необходимы – но являются обязательными, так как часто это инструмент наказания при проведении проверок работы департаментов, филиалов и т.п.
Оценка эффективности работы отдела измеряется по количеству и правильности ведения всей документации. Неправильность заполнения или незаполнения каких-то журналов приводит к составлению актов с замечаниями и последующими исправлениями. К сожалению, за десятки лет работы на государственных предприятиях в моей практике не было ни одного раза, чтобы по результатам проверки не нашли каких-либо замечаний или дали полезный совет по сокращению времени на заполнения журналов и отчетности или поднятию эффективности в ИТ отделе.
Но ненамного лучше и обратное: когда в погоне за прибылью снимаются все ограничения, и сотрудники с головой погружаются в текущую работу, без заполнения сведений об тех работах, что он проводит. Вот реальный пример: однажды в компании произошел сбой системы, и специалисты долгое время не могли понять причину неисправности. Оказалось, что ранее один из сотрудников поменял настройки системы, никому об этом не сказав, и в момент уже следующего изменения конфигурации в приложении произошел конфликт. В результате компания потеряла значительные средства из-за простоя. Ошибку можно было бы избежать или быстро найти причину сбоя если бы велся журнал изменений, вносимых в систему.
Другой пример: в компании успешно устранили проблему доступности системы, но не задокументировали этот кейс. Через два месяца инцидент повторился, но никто из специалистов уже не помнил, как его исправляли в прошлый раз. Вместо того, чтобы поднять историю и произвести аналогичные действия, им пришлось разбираться в той же проблеме снова.
Подробнее по ссылке.