Быстрый онбординг и вовлеченность сотрудников: зачем компании описывать HR-процессы
HR-процессы — это та часть процессной инфраструктуры компании, которая напрямую влияет на самый главный ресурс компании — на ее сотрудников. Информация о процессах адаптации, развития и, конечно, о самых насущных вопросах, вроде того, как оформить отпуск, получить нужную справку и т. п., не должна жить только в головах, ее важно структурировать и сделать доступной для персонала.
Чем сложнее процесс — тем труднее будет в нем ориентироваться без какого-либо описания. Особенно если задействована автоматизация.
Плюсы описания процессов
Во-первых, описание процессов необходимо для единого понимания, что и как происходит в компании, кто и за что отвечает. Процессы, прописанные максимально четко, работают как часы, а компания получает стабильность и эффективность.
Например, в рамках процесса адаптации можно не переживать, что новый сотрудник останется в вакууме и без поддержки. Он получит письма со всей необходимой информацией, к нему обязательно придет наставник, и в целом адаптация пройдет так, как надо.
Во-вторых, описание процессов напрямую влияет на вовлеченность персонала. Это скорее гигиенический фактор, поэтому правильнее сказать — отсутствие описанных процессов может привести к демотивации и выгоранию сотрудников.
В-третьих, описанные процессы — это вклад в развитие HR-бренда как внутреннего, так и внешнего. Отлаженные и прозрачные процессы, о которых рассказывают ваши сотрудники, например, в отзывах о компании — это большой плюс для привлечения кандидатов, находящихся в поиске работы.
В-четвертых, снижается текучесть персонала. По опыту нашей компании могу сказать, что описание процессов действительно влияет на эту метрику. Например, процент увольнения людей на испытательном сроке существенно снизился после того, как мы детально разобрали процесс адаптации.
- Рекрутинг, подбор персонала;
- Адаптация;
- Мотивация и вовлечение;
- Оценка;
- Обучение и развитие;
- Удержание;
- Расставание.
Каждый этап включает в себя множество процессов и взаимосвязей между ними, образуя комплексную сложную структуру. Описывать каждый этап нужно максимально конкретно: чем больше деталей будет указано и чем понятнее они будут расписаны, тем лучше.
В нашей компании отсутствие описанных на старте процессов привело в свое время к ряду «поломок» на этапе онбординга — часто что-то шло не по плану. Например, могли возникнуть сложности со своевременной выдачей техники и прав доступа к корпоративным системам новым сотрудникам.
Несогласованность действий вносила хаотичность во взаимодействие с персоналом и добавляла людям стресса в первые дни работы на новом месте, когда и так много сложного и непонятного.
С чего начать
1. Провести аудит
Определить, какие процессы в рамках HR-цикла в компании уже реализованы, какие еще предстоит разработать, а потом описать, что уже описано, а что — нет. Это поможет системно подойти к описанию процессов и правильно расставить приоритеты.
Мы подошли к вопросу комплексно — важно было отойти от позиции «тушения пожаров» и системно проработать весь HR-цикл. Это помогло нам детально разобраться, какие у нас уже есть процессы, как они работают, кто в них задействован.
В HR-процессы вовлечены не только традиционные HR-функции (рекрутеры, кадровая служба, HR бизнес-партнеры, специалисты тренинг-центра и т. п.), но и бухгалтерия, IT-служба, АХО, администраторы на Reception, менеджеры.
Нам было важно, чтобы все они могли успешно координировать свои действия. Кросс-функциональное взаимодействие — это самое сложное, с чем мы столкнулись в рамках этого проекта. На «стыках» часто что-то идет не так, и это важно описать и согласовать со всеми участниками процесса.
Мы начали с того, что составили в Confluence перечень всех действующих HR-процессов компании со ссылками на уже существующие описания. Работа достаточно объемная, кропотливая, поэтому потребовалось много времени и концентрации.
Аудит мы проводили своими силами, без привлечения специалистов со стороны. В процессе составления реестра выяснилось, что у нас есть ряд блоков, которые не описаны, на них нет ссылок, еще часть оказалась дублирующей и излишней. Это стало отправной точкой для дальнейшей работы.
Приступая к аудиту, надо быть готовыми к тому, что он займет не один день, т. к. учесть нужно множество ресурсов, собрать всю фактуру и переосмыслить ее. По ходу работы обязательно будут «всплывать» неучтенные и упущенные процессы, поэтому советую идти от структуры HR-цикла компании и наполнять его блоками.
Это позволит не запутаться, к финалу аудита собрать все детали в единое целое и получить ценные инсайты о действующих процессах.
Подробнее читайте в статье.